Dyrenes Dags Komité
Persondatapolitik.
1. Indledning.
1.1. Dyrenes Dags Komité ( i det følgende
”DDK” ) er en almenvelgørende fond, hvis
virksomhed i det hele tager udgangspunkt i den for fonden gældende vedtægt,
som du kan se her. Som led i Dyrenes Dags Komités virksomhed behandler vi persondata i forbindelse med fondsansøgninger modtaget fra personer, ligesom persondatabehandling indgår i dele af selve fondens administration. Vi har
derfor vedtaget denne persondatapolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine persondata.
1.2. I forbindelse med behandling af dine data, er vi efter gældende lovgivning
dataansvarlige i visse situationer, og vi ønsker hermed at sikre, at dine persondata
behandles
i overensstemmelse med lovgivningen, herunder Europa Parlamentets og
Rådets Forordning 2016/679 af 27. april 2016.
2. Kontaktoplysninger.
2.1. Vore kontaktoplysninger
som dataansvarlige er:
Dyrenes Dags Komité
Toftebæksvej
2,
2800 Kgs Lyngby
Cvr nr. 11 62 51 34
Telefonnr. 40 26 60 80 (tirsdage mellem 11.00 -14.00)
Mail:dyrenesdag@gmail.com
3. Behandling af persondata i forbindelse med ansøgninger om støtte generelt.
3.1. Det bemærkes indledningsvis, at en væsentlig del af de ansøgninger der modtages til behandling, stammer fra foreninger eller organisationer, som ikke er omfattet af databeskyttelsesreglerne.
Ønsker du som person at søge støtte hos DDK, skal ansøgningen omhandle et konkret formål, som i det hele kan anses for omfattet af de for DDK gældende
formålsbestemmelser, således som disse er formuleret
i vedtægtens pkt. 3.3. og 3.4.
Du kan se den nøjagtige formulering af formålsbestemmelsen her
Bortset fra ansøgninger om tilskud til dyrlægehjælp, som behandles særskilt nedenfor
under pkt. 4, anmoder DDK som hovedregel ikke om særlige persondata ud over navn, adresse og kontaktoplysninger. Imødekommes en
ansøgning, kan der være behov for yderligere oplysninger om f. eks. cpr. nummer eller bankkontonummer, som DDK i så fald vil bede særskilt om. I den forbindelse vil der ligeledes blive anmodet om udtrykkeligt samtykke.
4. Særligt om ansøgning om tilskud til dyrlægebehandlingsudgifter.
4.1. Når det gælder ansøgninger fra mindrebemidlede om tilskud til betaling for
dyrlægebehandling skal du anvende det ansøgningsskema, som du finder Her for at din ansøgning kan komme i betragtning. Den udfyldte
ansøgning kan enten sendes ved alm. post til den i 2.1. angivne adresse, eller pr mail, som ligeledes anført i pkt. 2.1. En ansøgning skal udførligt og konkret beskrive formålet med ansøgningen, og det er vigtigt at
understrege, at tilskud efter bestyrelsens faste praksis først kan ydes, når behandlingen er gennemført. Det er et krav at ansøgningen indeholder
en udførlig
beskrivelse af den sygdom eller ulykke, der har ramt dyret, og den behandling der
søges støtte til. Dyrlægens regning skal følge med som bilag. Disse oplysninger, som
relaterer
sig til dyrets heldbredstilstand og den udførte dyrlægebehandling er ikke
omfattet af persondatareglerne. Til vurdering af om støtte kan
ydes, er det imidlertid
nødvendigt, at der ligeledes gives fornødne oplysninger om ansøgerens økonomiske
forhold, da støtte til dyrlægehjælp alene kan ydes til mindrebemidlede personer.
Ansøgningen skal således omfatte:
- Almindelige personoplysninger i form af navn, adresse og almindelige
kontaktinformationer
- Oplysning om aktuel indkomst i form af årsopgørelse, lønsedler
eller lign.
- Cpr. nummer skal oplyses, da der i tilfælde af at der ydes støtte, skal ske
indberetning til SKAT
- Oplysninger om bankkontonummer, hvortil eventuel støtte kan overføres
af Dyrenes
Dags Komites bank.
I øvrigt henvises
til ansøgningsskemaet og de helt specifikke regler for ansøgning,
som du finder her
4.2. Det skal understreges, at der ikke skal/må indgå særligt personfølsomme oplysninger i ansøgningen, f. eks. vedr. ansøgerens helbred eller lign. idet sådanne oplysninger ikke kan eller skal indgå som et led i behandlingen af en ansøgning om støtte til dyrlægehjælp. Ansøgninger vurderes således alene ud fra de saglige oplysninger om den udførte dyrlægebistand mv. samt oplysningerne om ansøgerens økonomiske forhold,
5. Behandling generelt/samtykke.
5.1. Vi behandler kun de persondata om dig, som er relevante og tilstrækkelige i forhold til det ansøgte formål.
Vi bruger ikke flere persondata, end dem vi har brug for til det konkrete formål.
5.2. Selvom ansøgning om støtte alene beror på ansøgerens eget ønske og initiativ, sikrer vi os alligevel i ansøgningsskemaet vedr. dyrlægehjælp dit skriftlige samtykke til at behandle persondata til de ansøgte formål, som en del af ansøgningen, men således at samtykket gives udtrykkeligt og explicit.
I andre tilfælde vil samtykke blive indhentet særskilt i det
omfang det er nødvendigt.
Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til DDK. Såfremt nødvendigt samtykke ikke foreligger, eller trækkes tilbage, afvises ansøgningen
uden yderligere behandling. Tilbagetrækkes samtykke til en allerede givet bevilling, kan det medføre, at betalingens stoppes.
6. Medarbejdere.
6.1. I det omfang DDK beskæftiger medarbejdere, indgås særskilt og udtrykkelig aftale om datasikkerhed med dem.
7. Sikkerhed.
7.1. DDK har interne regler om sikkerhed, som skal beskytte
dine persondata. Ansøgninger
om dyrlægehjælp behandles således alene af et særligt udvalg bestående af tre
bestyrelsesmedlemmer, mens andre bestyrelsesmedlemmer ikke har- eller kan få –
adgang til dine data. Er der undtagelsesvis behov for at indhente stillingtagen til en
ansøgning om dyrlægehjælp
fra bestyrelsen in plenum, vil fremsendelse af
ansøgningen til de øvrige bestyrelsesmedlemmer ske uden videregivelse af persondata bortset fra navn og adresse. Andre ansøgninger end ansøgninger om dyrlægehjælp, behandles
af den samlede bestyrelse. Ansøgninger indeholdende persondata opbevares i lukket rum, eller elektronisk i et lukket system.
7.2. Imødekommes en ansøgning, anmoder DDK sin bankforbindelse, SparNord, om at gennemføre udbetalingen, samt – i de tilfælde det er nødvendigt – at orientere SKAT om tildelingen. Når det gælder ansøgninger om dyrlægehjælp, er samtykket til denne videregivelse indeholdt i ansøgningsskemaet. I øvrige tilfælde indhentes samtykket separat.
Videregivelse af oplysninger til banken omfatter alene navn, adresse,
cpr.
nummer og bankkontonummer. Oplysninger om ansøgningens øvrige grundlag og dine indkomstforhold videregives således ikke til banken. Kommunikation med banken sker via sikker mail.
7.3. Alle ansøgninger med de dertil knyttede data, opbevares som minimum i en periode på 4 uger, efter at ansøgningen har være behandlet af dyrlægeudvalget eller bestyrelsen.
Udgangspunktet
er således, at ansøgninger, som ikke er imødekommet, makuleres
senest 4 uger efter behandlingen, men der kan der i særlige situationer
være konkret
behov for længere opbevaring.
Imødekomne
ansøgninger opbevares, som følge af lovgivningen – navnlig
bogføringsloven og skattelovgivningen – i en periode på
op til 5 år.
Tilbagekaldes en ansøgning inden den er behandlet, vil den umiddelbart blive slettet.
8. Dine rettigheder.
8.1. Du har til enhver tid ret til at få
oplyst, hvilke data DDK behandler om dig, hvor de
stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du har ret til at få fejlagtige eller unøjagtige
persondata rettet eller slettet. Du skal i så fald henvende dig til os og oplyse om hvori
unøjagtighederne består, og hvordan de ønskes rettet.
8.2. I nogle tilfælde vil DDK have en egentlig forpligtelse til at slette dine persondata. Det gælder som nævnt f. eks. hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som DDK indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte DDK, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre forpligtelser.
Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger DDK, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i bekræftende fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
8.3. Indsigelse mod vores behandling af persondata kan rettes til DDK, på den ovenfor angivne adresse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af dine persondata.
8.4. Klage kan i givet
fald indgives til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
33193200
dt@datatilsynet.dk
9. Ændring af persondatapolitikken.
9.1. DDK forbeholder sig ret til til enhver tid at gennemføre ændringer til den ovenfor anførte
politik, således at den til enhver tid udgør et passende grundlag for DDK`s
sagsbehandling, ligesom
den til enhver tid kan/skal tilpasses lovgivningen og praksis.